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Destruction d’archives : une règlementation à respecter

Que votre besoin de destruction d’archives provienne de vos documents personnels ou bien des documents confidentiels votre entreprise, vous devrez respecter une règlementation mise en place par l’Etat, recommandée par le règlement général sur la protection des données.

En effet, afin d’éviter toute usurpation d’identité ou que les informations confidentielles de votre société tombent entre de mauvaises mains, il vous sera nécessaire d’organiser une destruction sécurisée des documents sensibles. Les administrations sont elles aussi concernées, les papiers de bureau confidentiels, les archives papier, les boîtes archives, les archives communales, les archives départementales, les archives publiques, les informations confidentielles de la défense nationale, les archives nationales, les archives des dossiers médicaux sont toutes concernées par la règlementation en vigueur. Lorsque la durée de conservation des documents confidentiels est atteinte, vous devez faire appel à une entreprise spécialisée qui vous délivrera un certificat de destruction obligatoire après avoir procédé à l’enlèvement et à la destruction sécurisée de vos documents archivés.

La destruction de documents : une affaire de professionnels en toute sécurité

L’archivage documentaire est une étape indispensable de la vie d’une société mais afin d’éviter la reproduction illégale de données confidentielles, la procédure de destruction d’archives doit suivre minutieusement la règlementation en vigueur. En effet, le processus de destruction doit respecter un niveau de sécurité élevé car il s’agit de ne pas jeter vos papiers à la poubelle mais bien de sauvegarder la confidentialité de vos papiers administratifs. Les règles sont strictes, quand la durée légale de conservation des documents est atteinte et après avoir fait établir un devis gratuit par une entreprise de destruction, celle-ci procèdera à l’enlèvement de vos archives concernées par camions sécurisés pour l’acheminer au service de destruction, pour une traçabilité assurée.

Ensuite les encombrants, papiers, cartons et bordereaux obsolètes sont alors déposés dans des bennes, conteneurs ou bacs prévus à cet effet en attendant de passer par le broyeur qui procèdera au déchiquetage. Ces confettis sont alors acheminés au centre de tri et de recyclage pour transformer vos documents-papier en papier recyclé ou transférés pour être détruits par incinération. Ces dossiers confidentiels participent alors à la réduction de la pollution par le recyclage et aux économies d’énergie. Le transfert des archives a été sécurisé au maximum, la remise du certificat de destruction fera foi et vous éviterez le procès-verbal pour non-respect de la loi de destruction. 

Un suivi scientifique et technique : destruction et/ou dématérialisation ?

La conservation des archives et documents d’entreprise doit être suivie de près. Une fois atteinte la durée d’utilité maximum, vos papiers personnels, informations personnelles, documents d’archives doivent disparaître. Cependant certains dossiers contenant des informations confidentielles peuvent être sauvegardés sur des supports informatiques avant la destruction physique. Il s’agit du stockage d’archives et d’informations sensibles sur des supports numériques en toute confidentialité, sur des disques durs, des bandelettes magnétiques ou encore des clés USB : c’est la dématérialisation permettant la valorisation des déchets, sans divulgation des fichiers conservés. Le matériel informatique doit être sécurisé lui aussi pour la gestion des archives. La numérisation est très utile voire indispensable pour sauvegarder le potentiel scientifique des dossiers médicaux, en cas de déménagements et de collecte des documents pour la protection des informations. Certains documents ayant un traitement confidentiel pour éviter l’espionnage doivent être détruits complètement après avoir été transférés sur des supports de données, notamment les archives médicales ou les archives administratives, les archives historiques, les archives de France, le secret de la défense sont à inscrire sur des bandes magnétiques.

En conclusion, pour éviter l’emprisonnement pour non-respect du code pénal, il faut absolument faire détruire les documents archivés arrivés à terme de conservation par l’entreprise qui propose un service de broyage et de déchiquetage pour procéder à la valorisation des déchets par le recyclage du papier et la délivrance d’un certificat de destruction de ces données sensibles. Les documents classés confidentiels font l’objet d’une opération de destruction après la collecte des archives et préservent la sécurité de l’information. Les prestataires de démolition ont un service complet et s’engagent à broyer, déchiqueter les documents confidentiels du cabinet pour le recyclage des papiers. Le tri-sélectif est alors augmenté des documents administratifs de toute une société qui participe alors au traitement des déchets de façon écologique. Le caractère hautement confidentiel et la sécurisation des archives définitives des petites entreprises, des fonds d’archives ou encore des documents top-secret ont motivé cette règlementation de la part de l’administration des pays. Les poursuites pénales sont importantes et la sécurité des données préservée par l’archiviste qui organisera la procédure de destruction dans les règles. L’externalisation et la destruction totale des papiers à caractère confidentiel est nécessaire et débarrasse les rayonnages. Faites appel à un professionnel pour un transport sécurisé, la collecte et recyclage pour la destruction des dossiers par broyeur de papier. L’évacuation sera alors sécurisée même sur des gros volumes, les résidus traités en centres de tri et les échanges confidentiels sont alors préservés !